¿Has oído hablar de TRELLO alguna vez? Si no conoces esta aplicación y estás buscando una herramienta online de planificación semanal quédate porque este post te interesa.
A la hora de realizar tu planificación semanal, siempre hay que partir de la base de que diversificar, es decir, utilizar varias herramientas, es LA CLAVE 🗝️
Además cuando más se va complicando el estudio conforme se avanza de etapa, la cantidad y el tipo de tareas comienzan a ser más complejas, por lo que, a mayor complejidad de las tareas más compleja debe ser la planificación.
Siempre recomiendo utilizar varias herramientas para planificarse y no solo una. Incluso, si te planificas normalmente con una herramienta online, recomiendo utilizar también alguna en papel (por si surgen imprevistos como te expliqué en este post)
Entendido esto, hoy te voy a enseñar cómo utilizo la herramienta online TRELLO para planificar mi semana.
Por qué empecé a utilizar TRELLO para mi planificación semanal
En un post anterior hablaba de las diferentes herramientas de planificación que podías utilizar. Una de ellas y, la más popular, es la agenda. Una herramienta fundamental en las primeras etapas de la vida y compañera leal durante toda la escolaridad.
Pero, ¿Qué ocurrió cuando, después de la universidad comenzaron a surgirme nuevas tareas diferentes? La agenda se me quedaba corta y no daba a basto 😫
Al final terminaba por no utilizarla, no mirarla y, por tanto, no me resultaba nada útil. Terminaba tirando de listas de tareas en hojas en sucio y nada más.
Empecé entonces a utilizar un planificador semanal (junto con lista de tareas) que, tiempo después, también se me quedó corto.
Entonces empecé a investigar qué herramientas online podía utilizar y descubrí TRELLO y cómo utilizarla como planificador semanal.
Ahora lo utilizo a diario y tengo en él tanto tareas que añado cada día, como tareas recurrentes y tareas a largo plazo. Igualmente, sigo utilizando el planificador semanal a mano dónde pongo más o menos que voy a hacer cada día y una lista de tareas a tachar.
Recuerda que si te suscribes a mi Newsletter puedes descargarte mi material «Pack planifica tu estudio» donde encontrarás, entre otras herramientas, el planificador semanal que utilizo en papel.
Qué es lo que más me gusta de TRELLO
Liberar espacio mental
Lo que más me gusta principalmente es que tengo muchas ideas en la cabeza, tareas y subtareas por hacer y necesitaba una herramienta que me permitiera incluir absolutamente toda la información de manera ordenada. Ya que, en papel, llegaba un momento en que todo eran tachones, me quedaba sin espacio y me costaba más organizar la información.
Con TRELLO puedo incluir todo lo que se me ocurra y liberar espacio mental para dejar espacio a las cosas importantes.
Checklist o lista de tareas
Además puedo mover las tareas a días diferentes si, por ejemplo, no me ha dado tiempo a terminar. También cuando una tarea tiene minitareas dentro y puede durar varios días es bastante útil.
Me permite hacer un plan semanal añadiendo una tarjeta por cada día de la semana y hacer una o varias columnas con las tareas antes de asignarlas a cada día.
Lo que más me gusta es que dentro de una tarjeta puedes incluir una lista de tareas o varias ir tachando.
También me permite ver, desde fuera, cuantas minitareas me faltan por terminar.
Esto me parece muy útil dado que en muchas ocasiones al planificar pensamos que nos va a dar tiempo a hacer algo y finalmente no lo terminamos. De esta forma, en un planificador semanal debería volver a poner todo lo que me falta de la misma tarea. Sin embargo, aquí simplemente lo arrastro a otro día ¡Y LISTO!
En definitiva, más cómodo y más limpio.
Archivos adjuntos, enlaces y etiquetas
Otra de las cosas que más me gustan de organizarme con TRELLO es que puedes añadir archivos adjuntos y enlaces dentro de la tarjeta. Esta opción, obviamente, no la tienes con un planificador en papel.
Lo de los enlaces me parece muy útil cuándo trabajas con el ordenador y, por ejemplo, tienes la tarea de revisar un documento puedes adjuntarlo dentro para no tener que buscarlo cuando te toque trabajar en él. Directamente cuando estés en TRELLO viendo tus tareas del día, puedes meterte desde ahí.
Por otra parte, también se pueden añadir etiquetas de colores. Las etiquetas se pueden usar de diversas formas. Yo lo que hago es asignar un color diferente por cada tipo de tarea y, por otra parte, le pongo color rojo, naranja o verde:
- ROJO para tareas pendientes (que no he empezado)
- NARANJA para tareas en proceso
- VERDE para tareas finalizadas
Cómo hacer tu planificación semanal con TRELLO
PASO 1. REGISTRO GRATIS
Simplemente tienes que entrar en https://trello.com/es y registrarte.
PASO2. CREAR UN TABLERO DE PLANIFICACIÓN SEMANAL
El primer paso es crear un tablero. Yo tengo uno para todo al que llamo PLANIFICACIÓN SEMANAL (qué original), pero puedes hacer los que quieras y tener, por ejemplo, uno para las cosas personales y otro para las cosas profesionales.
PASO 3. CREAR LISTAS
El siguiente paso sería crear las listas yo añadiría una por cada día de la semana. Puede ser de lunes a viernes o de lunes a domingo (lo que tú prefieras) y además añadiría, al menos, otras dos para poner las tareas que después asignamos a cada día. Por ejemplo: tareas (en general) y tareas urgentes.
Si quieres añadir más complejidad yo tengo otra a la que llamó ideas para cosas que se me ocurren pero que no son importantes en este momento y otra llamada personal para temas personales como médicos ir a la peluquería etc yo me lo apunto ABSOLUTAMENTE TODO.
En definitiva (y para que sirva como ejemplo) yo tengo las siguientes listas en este orden:
- IDEAS
- PERSONAL
- TAREAS
- URGENTE
- DÍAS DE LA SEMANA (UNA LISTA POR CADA DÍA DE LA SEMANA ORDENADAS DE LUNES A DOMINGO)
Una vez hemos añadido las listas que queremos podemos empezar a crear Las Tareas a las que TRELLO llama tarjetas.
PASO 4. AÑADIR TARJETAS (TAREAS) DENTRO DE CADA LISTA
Si lo quieres hacer simple, puedes poner un nombre a cada tarjeta y listo. Cada una será una tarea.
PASO 5. EXPLORAR LAS OPCIONES DENTRO DE LA TARJETA
Tienes diversas opciones:
- Descripción si podemos si queremos explicar algo sobre esa tarjeta o tarea
- Una lista de tareas o Check List (o varias).
- Etiqueta (lo de los colores que he explicado arriba)
- Enlaces
- Fecha de expedición
- Añadir a otras personas
- …
Te invito a explorarlas y ver cuales te resultan más útiles y te sirven en el día a día.
En este reel de instagram te enseñaba un poco más de estas funcionalidades.
PASO 6. REVISA TU PLANIFICACIÓN SEMANAL CADA DÍA Y CONVIÉRTELO EN UN HÁBITO
Si de verdad quieres que funcione ¡DEBES UTILIZARLO CADA DÍA!
Esto ocurre también con la planificación semanal en papel y con el resto de herramientas de planificación pero es la parte más importante: acostúmbrate a utilizarla. Toma el hábito de revisarlo cada día nada más ponerte con el ordenador.
¡QUE NO SE TE OLVIDE!
Solo así funcionará de verdad.