Hace unas semanas contaba en este post de mi cuenta de Instagram un problema personal que me había sucedido y me había impedido continuar con mi planificación.
Estos imprevistos personales siempre me sirven para reflexionar, no solo acerca de mi planificación personal, sino que son una oportunidad para seguir aprendiendo y mejorando en mi práctica profesional.
La situación fue la siguiente. Llegó septiembre y comencé a organizarme para empezar a trabajar por mi cuenta desde casa, mi idea era empezar cuanto antes. Cuando hacía dos semanas que había empezado mi nueva rutina me puse enferma. Nada grave, pero estuve una semana parada. Tenía que recuperarme.
Para descansar debidamente, desconecté completamente de dispositivos electrónicos (móvil y ordenador), con los cuales organizo y planifico mi tiempo.
¿El «problema»? Cuando empecé a estar mejor y quise volver a la rutina, estaba tan desconectada que olvidé varios compromisos pendientes.
Obviamente tampoco es un crimen, ni hay que martirizarse por ello, pero es una señal de que hay que cambiar la forma de planificarse para que un imprevisto no trastoque todos los planes. Porque imprevistos habrá SIEMPRE.
¿Qué ocurrió?
- No tenía todas las herramientas que necesitaba para afrontar ese parón
- No había tenido en cuenta posibles alternativas (un calendario o agenda en papel donde apuntar compromisos)
- Necesitaba reorganizar y revisar mi planificación
Como digo, estas cosas siempre pasan: a ti, a mí, a todo el mundo. Pero el «error» (que, repito, tampoco caigamos en martirizarnos por haber fallado) debe servirnos como oportunidad para aprender y mejorar.
Por eso hoy te traigo a través de esta reflexión lo que para mí son los 3 pilares de una buena planificación:
⏲️Rutina (hábitos)
📝Organización previa
🔁Ensayo-error.
RUTINA (HÁBITOS)
La rutina es maravillosa. Es la parte esencial que sustenta una planificación óptima y garantiza una mayor productividad.
El motivo está bien claro.
Cuando incluimos una rutina dentro de nuestro día a día, al principio vamos pensando paso por paso en lo que vamos a ir haciendo. Esto es agotador.
Sin embargo, cuando el cerebro automatiza estos pasos porque los hemos repetido durante días una y otra vez, llega un momento en el que lo haces todo seguido sin darte cuenta y no requiere ningún esfuerzo.
Esta rutina se ha convertido en un hábito, porque lo hemos repetido siempre igual durante mucho tiempo.
Por ejemplo, mi nueva rutina de mañana tiene los siguientes pasos:
- Apagar el despertador
- Beber agua y levantar las persianas
- Vestirme y lavarme la cara
- Practicar yoga y/o meditación
- Hacer el desayuno, comer y fregar los platos
- Sacar al perro
- Subir a casa y dar de comer al perro
- Sentarme en el escritorio
Esta serie de pasos, que parecen fáciles, hace un tiempo los hacía aleatoriamente, no eran siempre los mismos o no tenían el mismo orden y eso me hacía perder mucho tiempo. Si mi objetivo era sentarme en el escritorio a las 9:00h al final, algunos días, me acababa sentando a las 10:00h o más tarde. Nunca llegaba a mi objetivo.
No fue hasta que me puse estos pasos y los fui repitiendo un día tras otro exactamente igual, cuando empecé a llegar a mi objetivo de sentarme en el escritorio a las 9:00h.
Como he comentado, al principio tenía que anotarme estos pasos en un papel e ir siguiéndolos cada día. Tenía que pensar en mi cabeza y esforzarme por pensar cuál era el siguiente paso y no dedicarle demasiado tiempo a estar en las nubes para poder llegar a mi objetivo.
Me costó unas cuantas semanas pero ya lo tengo conseguido. Ya no tengo que pensar los pasos porque los tengo automatizados.
Cómo automatizar una rutina: conviértelo en un hábito
Igual que esta rutina de mañana, la rutina puede incorporarse a cualquier habito que quieras incorporar siguiendo este proceso:
- Apuntar la rutina que quieres seguir (en un post-it por ejemplo) y tenerlo siempre a la vista
- Anotar el tiempo que te llevará cada cosa
- Ir probando si te sirve e ir cambiando
- Cuando encuentres una que te sirva repítela durante muchos días seguidos hasta que la automatices
Por lo tanto, para tener una organización óptima, es importante que incluyas en tu rutina aquello que facilite una buena planificación. Una rutina de estudio por la tarde, por ejemplo, sería:
- Ir al baño y coger agua
- Revisar la agenda, el planificador semanal y/o el calendario para ver las tareas de hoy
- Sacar todo el material que necesito para trabajar
- Empezar a estudiar o hacer las tareas de esa tarde
Al principio, tendrás que pensar en cada paso y mirar el papel donde tienes apuntado. Pero cuando lo repitas un día tras otro verás que ya no necesitarás mirarlo y te saldrá natural.
Cuando la rutina falla
Pero, ¿Qué pasa cuando la rutina falla?
Cuando surge un imprevisto o cuando la rutina no está adaptada a la persona, es posible que surjan dificultades:
- Olvidar citas o compromisos
- Sentir que se pierde el tiempo
- Sentir que no llegas a todo
En definitiva, situaciones que generan malestar.
¿Cómo solucionarlo?
- Tener en cuenta una alternativa. Volviendo al ejemplo de mi caso, en mi rutina diaria me funciona revisar la planificación semanal en el ordenador. Es algo que hago de manera automática y nunca se me olvida, pero es importante utilizar aparte una herramienta en papel para apuntar citas importantes que no puedo olvidar, para esos momentos en los que necesito (o simplemente me apetece) desconectar del mundo digital.
- Comprobar si la rutina funciona. Puede que te empeñes en hacer una rutina concreta pero sientas que algo falla, si ves que no funciona prueba otra distinta. Pero es importante repetirla durante unos días para ver si realmente funciona.
- Evitar distracciones. Esto es más importante de lo que parece. Ya lo he dicho en algunos de mis post ¿te gusta perder el tiempo haciendo como que estudias pero sin hacer nada? Lo dudo. Así que no olvides apagar móvil, tener claras las tareas que vas a hacer y tomar los descansos que necesitas.
ORGANIZACIÓN PREVIA
Para que la rutina tenga efecto, es necesario organizarse previamente, esto es, planificar las tareas que vas a hacer cuando te sientes en el escritorio. Porque, si te sientas sin saber qué vas a hacer ese día, ya está claro que vas a empezar perdiendo el tiempo.
¿Y cuándo planifico mis tareas?
Lo ideal, es que lo hagas la semana anterior, o bien el viernes, o bien el domingo, y planifiques las tareas que vas a hacer cada día de la semana siguiente.
La planificación semanal siempre es útil, en combinación con otras herramientas de planificación como agenda, listas de tareas y/o calendario con fechas importantes.
Volviendo a los imprevistos, con una buena organización es difícil que olvides compromisos. Para ello será necesario:
- Preparar previamente diferentes rutinas posibles y modificar la rutina en caso necesario o, lo que es lo mismo, tener preparada una alternativa.
- Diversificar las herramientas de planificación (agenda, app móvil/web, calendario…)
ENSAYO-ERROR
¿Y si falla todo lo anterior? ¿Y si tengo una buena rutina pero surge un imprevisto y la organización previa no sirve?
Si esto ocurre, no te preocupes, aprenderás. Es una oportunidad para ver que algo falla y hay que cambiar para mejorar.
Por última vez, volviendo a mi ejemplo particular, repensé mi rutina, vi que fallaba. Sigo utilizando Trello como herramienta online para panificar mi semana pero, además he probado varias cosas que pueden funcionarme:
- Agenda en papel para apuntar compromisos y resumen de tareas diarias
- Calendario en papel para apuntar fechas importantes
- Optimizar Google Calendar y poner avisos
De momento, Google Calendar y la agenda me están funcionando, el calendario no tanto pero, como digo, ensayo-error. Es la clave.
Esto es algo que cuesta comprender cuando te haces adulto: NUNCA SE DEJA DE APRENDER.
Y esto es maravilloso. La vida es movimiento y no siempre estamos igual. Las cosas cambian y hay que adaptarse.
Como dice una canción que me gusta «lo que me sobra no lo tiro, lo reciclo». Utiliza esa situación imprevista para cambiar tu forma de planificarte y ser una mejor versión de ti.
La planificación debe adaptarse completamente a ti y al momento de tu vida en el que te encuentres. Debe ser única e intransferible.
Si no funciona, prueba y vuelve a fallar o solicita ayuda profesional.
Todos fallamos a veces, a todos nos pasan cosas, pero, ¿vas a quedarte en el fallo o vas a intentar mejorar?